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Scopri la versione Open Text Document Sever, Alchemy 8.3!
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Alchemy della Open Text è una soluzione scalabile, modulare e completa capace di creare un potente archivio digitale per le aziende.
Si tratta di un archivio sicuro in cui è possibile archiviare la documentazione aziendale indipendentemente dal formato d'origine dei documenti e a cui è possibile accedere per recuperare dei documenti in pochissimi secondi, archiviati anche molti anni prima.
Open Text Document Server, Alchemy Edition è la soluzione ideale per le piccole e medie aziende e per i dipartimenti delle grandi aziende poichè offre funzioni di cattura, di indicizzazione, di ricerca, di visualizzazione, di gestione elettronica dei documenti, di archiviazione e della successiva distribuzione in rete e stampa di dati e documenti con produzione di CD/DVD.
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In che cosa può aiutare Alchemy? |
Alchemy può aiutare nella:
- Cattura di tutta la informazione importante e sensibile di una azienda, indipendentemente dal suo formato d'origine.
- Mettere a disposizione degli utenti autorizzati queste informazioni, in maniera sicura e protetta
- Archiviazione sicura e distribuzione dei documenti archiviati
La maggior parte delle informazioni aziendali si presenta come costituita da contenuti non strutturati ed in particolare da contenuti 'fissi' (Fixed Content).
Esempi di questi contenuti sono i contratti, le fatture, i rendiconti, i rapporti, la documentazione tecnica e persino i messaggi di posta elettronica.
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Numerose sono le sfide rappresentate da questi contenuti:
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Smarrimento delle informazioni: i dipendenti di un’azienda impiegano 3,5 ore a settimana per cercare informazioni che non riusciranno a trovare e 3 ore a settimana per ricreare i contenuti smarriti.
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Sovraccarico di informazioni: i dipendenti di un’azienda impiegano oltre 27 ore a settimana per cercare, raccogliere e analizzare le informazioni. I contenuti fissi sono spesso esclusi perché non sono ben organizzati.
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Processi aziendali inefficienti: ad esempio elaborare e gestire una fattura cartacea costa in media oltre 15 euro.
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Le norme vigenti in tema di sicurezza e privacy richiedono alle aziende di archiviare e proteggere in maniera sicura tutti i documenti ed i dati in suo possesso, sia in formato cartaceo che elettronico. Le aziende inoltre sono tenute anche a seguire degli standard, gli ITIL ad esempio.
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Mancanza di integrazione con altre applicazioni: CRM, ERP, HR, ECM, elaborazione di reclami, sistemi informativi sanitari e così via. Per tutte queste applicazioni è necessario un accesso rapido e accurato ai contenuti archiviati che sono raramente accessibili.
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Emerge, conseguentemente, un problema di spazio. |
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Perchè utilizzare Alchemy? - Vantaggi e benefici |
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 Per risparmiare tempo: ridurre in maniera significativa il tempo necessario ai dipendenti o ai clienti per trovare i documenti che li interessano, accelerando il processo in una percentuale del 90%.
Per risparmiare denaro: ridurre in maniera significativa la quantità di carta conservata, consentendo un considerevole risparmio di costi e di spazio negli uffici.
Per aumentare la protezione dei documenti: un archivio dei documenti affidabile facilita la conformità con le normative e con i requisiti legali per la loro conservazione.
Perchè si integra con tutti i multifunzione.
Perchè gestisce la CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA.
Per condividere le informazioni (testi, progetti, multimedia), aggregandole da più fonti, rendendole disponibili tempestivamente dove necessarie e adattandole nuovamente per riutillizzarle in funzione dei diversi canali di output e dei differenti target.
Perchè si integra con Open Text Fax Server, RightFax Edition il miglior fax server al mondo.
Per migliorare l'efficienza dei processi critici quali ad esempio:
- contabilità fornitori
- archiviazione di documenti sensibili
- gestione dei contratti aziendali (contratti di locazione, accordi di fornitura, di servizi, etc...)
- documentazione legata al dipartimento delle Risorse Umane (curricula, test, interviste)
- archivizione degli ordini
- documentazione relativa ai progetti (nel settore edile, aeronautico, navale, automobilitstico, meccanico, infrastrutture e logistico)
- gestione archivi storici (biblioteche, dipartimenti universitari, strutture sanitarie)
LEGGI LA CASE HISTORY:
THE BOEING COMPANY GESTISCE LE SPARE PART CON ALCHEMY
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Come funziona Open Text Document Server, Alchemy? |
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Alchemy crea una piattaforma di archiviazione e di Content Management in grado di gestire immagini, documenti Office e PDF moduli, disegni Cad, report, email, tutti nel loro formato originario.
Una volta nel repository, i dati possono essere strutturati dall'amministratore di sistema definendo la gerarchia, includendo le regole per attribuire i nomi e i metodi di indicizzazione.
Il tool permette la creazione simultanea di più database da parte di molteplici postazioni e supporta centinaia di client in "read only".
Tramite un'apposita console è possibile controllare gli accessi e limitare le funzionalità quando serve disporre delle massime prestazioni.
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Come è strutturato Alchemy? |
Alchemy è una soluzione altamente scalabile e modulare; infatti sono disponibili differenti tipologie di:
- server (Advanced, Standard e Gold)
- client (Document Management, Index, Search e File Connector)
- moduli
per soddisfare tutte le esigenze aziendali. |
Alchemy può essere utilizzato stand alone oppure integrato con RightFax, con Workflow, con sistemi di Data Capture e con i tool di conservazione sostitutiva.
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Ricordiamo che Securicomm è in grado di gestire la
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA,
sia a livello di software che per quanto riguarda la consulenza necessaria.
Per maggiori informazioni,
contattate lo Specialista ECM di Securicomm allo 02.33002275!
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