"Essere verdi" non si riferisce solo alla salvaguardia del pianeta o prender parte all’ultima tendenza, ma si riferisce ad un aspetto concreto:

E' semplicemente un discorso di tempistica: farlo adesso ed ostentare il successo di chi lo implementa, oppure investire nella salvaguardia dell'ambiente più avanti, ma con il rischio di deludere quei clienti che sono socialmente responsabili?
 
Questo non significa "essere verdi" da un giorno all’altro, e svegliarsi la mattina dopo abbracciati ad un albero, ma ci si aspetta che le aziende responsabili dimostrino un certo livello di responsabilità sociale, e i loro profitti ne risentano se ciò non avviene.

In questi tempi molto competitivi, la tua abilità di gestire le risorse in maniera efficiente porta ad una differenza, in quanto clienti con la loro "agenda verde" piegano le loro energie con i loro investimenti.

Lo sapevi che ...


Una fotocopiatrice, due stampanti ed una macchina fax consumano 1400 kilowatt-ore (kWh) di energia all’anno mentre un Multifunzione, che compie le stesse funzioni, utilizza solo 700 kWh all’anno? Ora prova a pensare quanto un fax server potrebbe risparmiare!
 
È stimato che l’ 80% delle emissioni di gas delle green house nella città di New York sono generate da uffici. 



Ora considera che ...


Una azienda medio-grande con 1000 dipendenti e 100 milioni di euro di entrate, produce 30 milioni di pagine di materiale cartaceo all’anno.
Questo equivale all’abbattimento di 1.369 alberi, producendo circa 137.000 kg di CO2 all’anno.

Grosse multinazionali arrivano ad utilizzare quasi 400 miliardi di pagine stampate all’anno, che rappresentano 18.253,333 alberi abbattuti e convertiti in carta. Questo genera circa 16 miliardi di kg di carbonio per ogni azienda.

Qual è il problema? Il monossido di Carbonio, un gas serra significativo che viene immesso nell’atmosfera come risultato dell'utilizzo intenso di combustibile fossile, come il petrolio e il carbone, che contribuiscono al fenomeno del riscaldamento globale.
Il riscaldamento globale rappresenta una potenziale crisi. Potrebbe infatti, come è stato ipotizzato, portare a  costi economici superiori ad entrambe le due Guerre Mondiali e la grande Depressione assieme.
In poche parole: "non va bene".
Queste pratiche non sono solamente anti ecologiche, ma possono portare il bilancio aziendale in rosso.

DA DOVE INIZIARE?

Inizia a prendere posto virtuale nel Consiglio d’Amministrazione come Amministratore dell’ ufficio ambientale.
Come fai a far sapere ai tuoi clienti che ti preoccupi dell’ambiente?
Come contribuisci alla soluzione del problema e come puoi essere per loro la soluzione? Hai aggiunto una serie di bidoni per la raccolta differenziata nella sala break e per il riciclo della carta in giro per l’ufficio: e adesso?

Guarda l’enorme deforestazione: il colpevole è la carta.
Lo spreco di carta è probabilmente il maggior impatto sui costi di un’azienda.
E le fotocopiatrici, le stampanti e le macchine fax sono i dispositivi con il maggior incremento di consumo di energia.

Quasi la metà dei fogli usati negli uffici sono per uso quotidiano, quindi tutte le risorse impiegate per produrre quel documento sono servite alla fine solo per un documento con vita giornaliera.

Quanti soldi può risparmiare la tua azienda riducendo la dipendenza dal materiale cartaceo?
Se una azienda con 30.000 dipendenti spedisce e riceve in media 2 pagine al giorno, può risparmiare 2 Milioni di euro o più all’anno.
Più si digitalizzano i documenti e si tengono online o in qualche sistema di gestione documentale, più si può risparmiare. Più sicure sono le tue informazioni ed i tuoi documenti, più affidabile diventa anche la tua azienda.

Questi sono alcuni concetti base da considerare:

Salva i tuoi dati in un repository digitale e sbarazzati di quei grossi dinosauri metallici dove riponi i documenti.
Una volta che i tuoi documenti sono digitalizzati con Multifunzione, diventano ricercabili e pensa a tutte le energie e al tempo che potresti risparmiare se potessi ricercare le informazioni memorizzate esattamente per quello che ti serve e direttamente dal tuo computer.

Inviare fax dal tuo computer ad un altro o da una applicazione ad una computer e promuovere così un semplice disaster recovery. Controllare documenti direttamente sullo schermo del computer invece che stamparli.

Automatizzare i tuoi processi di workflow e processi di business riducendo il materiale cartaceo. Dando al possibilità ai dipendenti di essere più efficienti ed usare al meglio le loro risorse e ottenere di più con meno.

Meno materiale cartaceo equivale a maggio efficienza, maggior business continuity e maggiori risparmi; ma non è solo il materiale cartaceo che ci costa così tanto. Sono anche il toner, l'inchiostro, l'elettricità e altri costi legati all’utilizzo di materiale cartaceo.

Il Vice Presidente di Market Intelligence per AIIM (The International Enterprise Content Management Association), dichiara che piccole e medie imprese stanno incominciando ad eliminare il materiale cartaceo anche per altre ragioni. I costi per hardware e software sono in ribasso e la tecnologia è diventata facile da utilizzare. Le grandi aziende richiedono che i loro fornitori siano in grado di gestire documenti non cartacei, e le piccole e medie aziende che non si adattano rischiano di essere tagliate fuori. 
 
Altri vantaggi provenienti dall’eliminazione del materiale cartaceo includono:

 Maggior collaborazione. Digitalizzando i documenti è possibile condividerli sul network e i dipendenti hanno accesso facilitato ad essi, potendo quindi visionarli in tempo reale e collaborare l’uno con l’altro o con i clienti o partner. Maggior collaborazione significa anche che le decisioni sono prese in modo più rapido e anche più accurato.

Miglioramento dell’efficienza oprazionale. Digitalizzando i documenti è possibilie ottimizzare processi come bollette, contabilità ed altre funzioni amministrative e processi. Invece che andare a cercare tra i vari fogli, è possibile risparmiare tempo, migliorando l’acuratezza e la sicurezza dei  documenti.

Miglior customer service. Digitalizzando i documenti, è possibile rispondere alle richieste dei  clienti ovunque e in qualsiasi momento. Riguardare il file del cliente e le informazioni tramite il network da casa o da remoto, e rispondere immediatamente. 



Essere verdi nel mondo reale.

Un modo più verde, può voler dire un impatto ecologico più leggero e quindi anche un più sano e produttivo ambiente di lavoro.
Sia che tu sia il presidente o un dipendente, sia che il tuo ufficio sia verde o non ancora, alcuni pratici step possono aiutarti a preparare il terreno per un posto di lavoro con un minor impatto ambientale.


Guarda questi utilizzatori di Soluzioni Open Text, che sono passati al "Green Right Way"!

Una associazione di Hotel di lusso diventa una azienda senza carta con Open Text Fax Server, RightFax Edition

Rosen Hotels & Resorts in Florida integra RightFax con le applicazioni aziendali per migliorare la gestione dei documenti e della comunicazione. 

SFIDA: La produttività dei dipendenti e la comunicazione con i clienti era limitata dal processo manuale dei fax; l’azienda ha dovuto affrontare costi elevati per macchine fax e stampanti quando ha aperto nuovi hotel.

SOLUZIONE: Open Text Fax Server, RightFax Editon integrato con Microsoft Exchange Server, Cisco Unified Communications Manager e Multifunzioni Canon.

RISULTATO: i nuovi hotel utilizzano soluzioni non cartacee per il processo dei fax, risparmiando soldi e tempo, garantendo una risposta più veloce ai clienti e migliorando la qualità del supporto al cliente.
Più di 870 dipendenti ora utilizzano RightFax per inviare fax dal loro computer, migliorando la loro produttività e eliminando le hore correlate all’uso della macchina fax ogni giorno.


Il Governo della contea del Northwestern Ohio assicura l'accesso ai dati con Open Text Document Server, Alchemy Edition.


SFIDA:  La maggior parte dei 2 milioni di file giudiziari non avevano un back up perchè composti da microfilm e documenti cartacei. I processi erano laboriosi e costosi per recuperare i documenti, ai dipendenti occorreva più di 60 minuti al giorno per recuperare i file dall’archivio del tribunale.

SOLUZIONE: Open Text Document Server, Alchemy Edition

RISULTATO: L' Alchemy "insurance policy" in formato digitale  ha preso ora il posto dei microfilm e del materiale cartaceo risalente anche alla metà del 1800.
L’accesso immediato e semplice per lo staff e il tribunale ai dati ha migliorato la produttività e il servizio pubblico.